ビジネスメールで代わりに対応するときは何と書くか,注意点は?

豆知識

パソコンを仕事で使うことが一般的になっていて、ビジネスメールを書くことのが仕事の1つといえますので、メールを書くこと自体はそう難しくないのではないでしょうか。

しかし、上司や同僚の代わりにビジネスメールを書くとなると「代わりに対応なんだけどメールにどう書いたらいいんだろう?」、「代理でメールするんだけど気をつけないといけないことってあるのかな?」と手が止まったりしませんか?

そんな方の為にビジネスメールを代わりに送る時に気をつけたいことやテンプレートを紹介しますね。

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ビジネスメールで「代わりに対応」するときは何と書く?

お仕事をしていると時には誰かの代わりにビジネスメールを送るということがあると思いますし、営業担当の方のサポートという立場の方ならこうしたことがお仕事となっているのではないでしょうか。

ビジネスメールで代わりに対応する時、まず最初に書くことをは自分が代理で対応していることをハッキリ書きましょう。
まずここをハッキリさせないとメールをもらった相手が、代わりに対応しているあなたをいつもの担当者だと思って仕事の話が進んでいってしまうからです。
ですから、相手が分かりやすいようにビジネスメールの始めに「代理で対応させて頂いております○○(あなたの名前)と申します」としっかり入れましょう。

そして代わりに対応しているというのを表すのに、ビジネスメールの場合でしたらシンプルで分かりやすい代理という言葉を使うのがいいでしょう。

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代理でメールするときのテンプレート

では次にビジネスメールを代理でする時のテンプレートをいくつかご紹介しますので、良かったら参考にしてくださいね。

①その日1日のみだけの場合
文頭:○○様 いつもお世話になっております。本日は弊社担当Aがお休みを頂いておりまして不在の為、私△△が代理としてメールさせて頂いております。
文末:尚、Aは明日は出社致しますのでご不明な点がございましたら、明日ですとAが対応させて頂きます。どうぞよろしくお願い致します。
②不在の期間が長い場合
文頭:○○様 いつも大変お世話になっております。弊社担当のAが〇月〇日~〇月〇日までお休みを頂いておりますので、その間の代理として私△△が○○様の対応をさせて頂きます。
文末:Aがお休みを頂いております間は私が対応させて致しますので、こちらのメールアドレスにご連絡を頂けますと幸いでございます。どうぞよろしくお願い申し上げます。
③もらっていたメールに代わりに返信する時
文頭:○○様 いつもお世話になっております。私、株式会社XXの△△と申します。
本日担当のAがお休みを頂いておりますので、代わりに私がお問い合わせの内容につきまして返信させて頂いております。
文末:尚こちらの内容についてのご返信につきましては、Aのメールアドレスにご連絡いただけますと幸いでございます。どうぞよろしくお願い致します。
④上司の立場にあたる人の代わりにメールする時
文頭:○○様 いつも大変お世話になっております。私、株式会社××の△△と申します。
本日はAの代理としましてメールを差し上げております。
文末:尚、ご返信は下記Aに頂けますと幸いでございます。今後ともどうぞよろしくお願い致します。
⑤社内の他部署へ代わりにメールをする時
文頭:□□課 □□課長 様
お疲れ様です。××課の△△と申します。A課長の指示で代理でメールさせて頂いております。
文末:尚、ご返信につきましては下記A課長のメールアドレスまでお願い致します。

ビジネスメールというと社外的なイメージがあるかもしれませんが、社内でのメールへ代理で返信ということもありますので、最後の1つは社内の他部署というパターンにしてみました。

こちらを参考にして頂いてご自分用の代理返信用テンプレートを作っておくと、イザとなった時にスマートに代理返信できると思いますので、1つ作っておくのもいいかもしれませんね。

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代わりに返信するときの注意点

ビジネスメールで気をつけたいことは皆さまご存知だと思うのですが、それを代理で送る場合どんなことに気をつけたらいいのでしょうか?

代理であることをハッキリ明記する

一番の注意点は最初のビジネスメールを代わりに対応する時で書きましたが、自分が代わりであることをハッキリ明記することです。
ここが曖昧になってしまうと、本来の担当者に迷惑がかかるだけではなく、最悪ビジネスが失敗に終わってしまうことも考えられます。
ですから、メールの件名や文頭に代理ときちんと明記して、受け取る側にこのメールの送信者がいつもの担当者ではないというのを分かってもらいましょう。

自分の考えで回答をしない

ビジネスメールを代わりにする時に、自分の考えで回答をしないことも注意点として挙げられます。

なぜならメールを送るのはあなたであっても、それはあくまでも代理なので本来の担当は別にいるからです。
こうした状況で例えばあなたが納期についての問い合わせに対して代理で返信する時に、「納期は〇日です」とあなたの考えで回答してしまうと、相手からすると「あれ?担当が言っていたことと違う。どうなっているんだ?」となってしまいます。

そして、あなたに代理での返信を頼んだ本来の担当者は「納期は○日って打合せしていたのに勝手に答えられた」となるので、話が非常にややこしくなりますしどちらにも迷惑をこうむる形となります。

だから分からないことは「分かりかねますので、担当のAに確認後ご返信させて頂きます」、「申し訳ございませんが、私では分かりかねますので後日Aよりご連絡差し上げます」という文を入れて勝手な回答をしないようにしましょう。

日付、金額には送る前にしっかり確認してもらう

どのビジネスメールでも代わりにする時は前もって本来の担当者にチェックしてもらうのがいいのですが、納期、金額、サイズなどの連絡を代理で連絡する時は特にしっかり確認してもらってください。

納期、金額、サイズといったものは誤ってメールしてしまうと後で取り返しがつかないだけではなく、色々な人や部署に迷惑を被るという形で大きな影響が出てしまう可能性がかなり高いからです。

だから、こうした内容のメールをする時はまずこうした内容をメモしてそこから代理メールを作成し、送る前に本来の担当者にメールをチェックしてもらいましょう。
こうすると担当者が一度目を通せるので、代理メールの内容を把握できますし、納期・金額・サイズについてのトラブルを防げます。

代理メールを頼まれた時は「代理だから」とササッと済ませずに、こうした内容の部分は細心の注意を払って行いましょう。

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代理でのメールの時にしておくと便利なこと

私も代理でメールをした経験が何度もありますが、最初は「メールを送ったら終わり」と思っていましたが、ちょっとしたひと手間をかけるとメールをした後に便利なことを見つけましたのでそれを2つご紹介しますね。

CC(カーボンコピー)

メール作成画面に宛先のToの下にCCという欄がありますよね。
CCはカーボンコピーといってToへのメール内容がCCに入力したメールアドレスに同じメールが届きます。

例を用いて説明しますと、あなたがAさんの代理でCさんへメールする時にToにはBさんのアドレスを入れて、CCにあなたとAさんのメールアドレスを入れて送信するとAさん、Bさん、あなたで代理で送ったメールを共有することが出来ます。

CCすることでメール受信者・本来の担当・代理でメールの内容を共有できますので、確認がしやすく、内容の食い違いなども防ぐことができます。

カタログやパンフレットのコピー

私は仕事柄、商品についての問い合わせを代理でメールすることが多いのですが、その時にただ代理メールするよりも、カタログやパンフレットのコピーを手元に用意しておくと「あ、この商品の個々の部分についての問い合わせなんだな」と自分の中で考えられるので、より詳細な内容を伝えられる代理メールを作ることができます。
また、本来の担当者にもそれを見せて代理メールの内容をしっかり打合せできるので、ミスや漏れをすることなくなります。

そしてこの時に使ったカタログやパンフレットのコピーを自分の問い合わせ資料集にしておくと、次に問い合わせが来た時に内容の確認が時短で済むので相手に迅速かつ正確に代理メールすることができます。

ちょっとしたひと手間ですが送ったら終わりとするよりも、自分の仕事の幅や知識を増やせるのに役立つと思うので、良かったら参考にしてくださいね。

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まとめ

普段ビジネスメールに慣れていても、代理でとなると「えっ!」となりますし「どう送るのがいいんだろう?」と悩んでしまいませんか?

代理であってもビジネスメールのルールには基本変わりはありません。
しかし、代理であることをハッキリ明記する・自分の考えで回答しない・納期、金額、サイズなどの確認はしっかりするというポイントは、代理メールならではのルールといえますのでしっかり抑えておいてくださいね。

そして、こちらでは今回テンプレートを紹介していますので参考にして頂くと代理メールを頼まれても慌てなくて済むんじゃないかなと思うので、ご活用して頂けたら幸いです。

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